Как грамотно оптимизировать штат и повысить эффективность работы

2025-10-18 16:02 Управление персоналом

Каждая третья российская компания уже в 2025 году пересмотрела кадровую политику — сокращает расходы, внедряет автоматизацию и ищет гибкие решения. Но оптимизация штата сегодня — это не увольнения, а стратегический переход к новым форматам занятости и принципам управления трудовыми ресурсами. Как бизнесу оптимизировать численность персонала в компании и не растерять ценных сотрудников? Рассказываем об эффективных инструментах в эпоху нехватки рабочей силы.

Зачем бизнесу пересматривать численность персонала

Падение деловой активности, снижение темпов роста ВВП и повышение ключевой ставки Банка России вынудили бизнес переоценить издержки. По данным РСПП, 30% предприятий во втором квартале 2025 оптимизировали расходы на персонал — на 12% больше, чем в начале года. Еще 38% компаний частично отменили премии, а 28% снизили бонусы на 20%.

Причины очевидны: растущие расходы на кредитование, снижение маржинальности, налоговое давление и санкционные ограничения. Бизнес все чаще хочет видеть персонал не как фиксированный актив, а как переменный ресурс, которым можно управлять в зависимости от конъюнктуры.

Но сокращения — не панацея. Компании, которые выбирают путь бездумного урезания штата, сталкиваются с потерей знаний и корпоративной культуры, снижением качества сервиса и сбоем операционной устойчивости. Оптимизация численности персонала должна стать точечной, а не массовой. Это требует цифровых инструментов и новых подходов к управлению трудовыми ресурсами.

От сокращений к оптимизации: что изменилось

Оптимизация персонала перестала быть синонимом увольнений. Современный подход предполагает перестройку самой системы занятости — пересмотр функций, структур, бизнес-процессов и принципов оплаты труда. Если раньше компании «резали» отделы целиком, то сегодня они:

Анализируют нагрузку на каждую позицию с помощью цифровых HR-инструментов.
Укрупняют функции и объединяют команды вокруг проектов.
Автоматизируют рутину, освобождая время сотрудников для аналитики и коммуникаций.
Используют аутсорсинг и сезонные контракты, чтобы быстро реагировать на колебания рынка.

Такой формат становится основой «гибкой занятости». Особенно активно его внедряют производственные, логистические и ритейл-компании, где сезонность спроса требует оперативного масштабирования штата.

Читать по теме: 7 главных HR-трендов 2026 года, которые нужно знать уже сегодня

Ошибки при оптимизации штата сотрудников, которых стоит избегать

Ошибочная оптимизация способна нанести бизнесу больше вреда, чем сама кризисная ситуация. Чаще всего компании сталкиваются с тремя типичными проблемами:

Сокращение без анализа: без предварительного расчета сокращение приводит к перегрузке оставшихся сотрудников. Результат — рост выгорания, падение производительности, срыв сроков. В итоге затраты на подбор и адаптацию новых сотрудников превышают сэкономленные средства.
Игнорирование коммуникации: работники часто узнают о грядущих изменениях из неофициальных источников, что вызывает тревожность и слухи. Отсутствие прозрачного диалога снижает доверие и лояльность.
Потеря мотивации: когда оптимизация воспринимается как наказание, а не как улучшение процессов, компания теряет вовлеченность команды.

Чтобы избежать этих последствий, оптимизацию стоит строить по принципу «диагностика — стратегия — коммуникация». Это управленческая программа, а не разовая мера.

Цифровые инструменты контроля эффективности

Современные технологии позволяют управлять эффективностью персонала в режиме реального времени. Если раньше анализ проводился вручную, то сейчас HR-аналитика интегрируется в CRM-системы и дашборды, формируя единый центр управления трудовыми ресурсами.

Ключевые инструменты, которые используют российские компании:

HR-дашборды: отображают соотношение выручки, затрат на персонал и производительности по подразделениям.
AI-помощники: выявляют зоны дублирования задач и предлагают варианты оптимизации.
Big Data-модели текучести: прогнозируют, какие сотрудники с наибольшей вероятностью уволятся, чтобы предотвратить потери.
Системы планирования занятости: рассчитывают оптимальное количество людей для выполнения задач с учетом сезонности.

Благодаря цифровизации бизнес впервые получает возможность управлять штатной численностью как финансовым показателем, а не административной процедурой.

Читать по теме: ТОП-10 важнейших HR-инструментов подбора и управления персоналом

Оптимизация численности персонала на примере российских компаний: от Сбера до Самолета

Ряд крупных корпораций уже реализовали масштабные программы оптимизации:

Сбербанк в январе 2025 года провел реструктуризацию IT-департаментов, где численность сотрудников снизилась до 50%, но при этом выросла производительность. Одновременно банк запустил внутренние образовательные курсы, чтобы адаптировать высвобожденных специалистов к новым цифровым функциям.
РЖД из-за падения грузоперевозок на 8% ввела двухдневные неоплачиваемые отпуска для административного персонала. Эта мера позволила сохранить штат и поддержать социальную стабильность, не прибегая к увольнениям.
Группа «Самолет» сократила персонал на 31%, но одновременно внедрила искусственный интеллект для планирования проектов и распределения задач.

Эти кейсы демонстрируют, что оптимизация может быть драйвером роста, если проводится системно и сопровождается технологическим обновлением.

Когда превратить оптимизацию штата в рост

Правильная оптимизация — это не сокращение в угоду экономии, а перестройка ради эффективности. Компании, которые воспринимают ее стратегически, способны перераспределить ресурсы в пользу новых направлений бизнеса.

В 2026 году особенно выиграют компании, которые:

Открывают внутренние программы переобучения сотрудников.
Используют цифровую аналитику для планирования численности.
Развивают партнерство с аутсорсинговыми компаниями.

Один из ключевых инструментов снижения издержек — аутсорсинг персонала. Вместо классического сокращения бизнес передает часть функций внешнему подрядчику, сохраняя контроль за результатом. Это снижает затраты на штат, снимает нагрузку с HR-отделов и упрощает администрирование.

Атлас Проектов — надежная аутсорсинговая компания, которая обеспечивает прозрачность, скорость и гибкость в управлении персоналом, помогая бизнесу адаптироваться без болезненных сокращений.

Преимущества Атлас Проектов:

Суточный выход 1200 человек — масштабирование под любой объем продаж.
99,8% закрытия заявок благодаря отлаженной системе подбора.
Сокращение расходов клиентов до 23% из-за оптимизации процессов.

Читать по теме: Источники найма персонала: внутренние и внешние — Что выбрать в 2025-2026 году

Риски при неудачной оптимизации численности персонала

Если оптимизация проводится без стратегии, она может привести к разрушению управляемости компании. Основные риски:

Утрата критических компетенций: уход опытных сотрудников делает невозможным воспроизводство ключевых процессов.
Падение морального духа: после необоснованных сокращений персонал теряет мотивацию.
Юридические ошибки: нарушение трудового законодательства может обернуться штрафами и судебными спорами.
Снижение качества сервиса: клиент чувствует последствия быстрее, чем компания успевает отреагировать.

Современный рынок труда требует от бизнеса гибкости и рационального управления ресурсами. Оптимизация численности персонала — это уже не временная мера, а часть стратегии устойчивого роста.

Аутсорсинг помогает бизнесу эффективно управлять трудовыми ресурсами и сохранять производительность даже в условиях экономического давления. Если вашей компании нужно сократить расходы без потери качества — оставьте заявку на сайте Атлас Проектов.